「みんなだんばれ!!ブログ」にお越しいただきありがとうございます。『ひさよろ』と申します。
機械部品メーカの技術職17年生（係長）である私は、自身の職場で「技術者の幸福度＝働きがいを高める活動」を行なっています。
ここでは、活動の一つである「係長会」（係長たちが連携、成長し、係メンバーも引き上げることを目指す）を紹介をいたします。
前回の係長会にて、活動テーマを「係長の成長」「部下の育成」「業務効率化」の3つに大分類することを決めました。今回は、それに伴いTeamsのチャネル構成を更新したことと、業務効率化の取組みネタについて係長会で議論したことについてお話しします。
伝えたいこと
- Teamsを活用して会議体運営を有効に行おうとしていること
- チャットベースでのコミュニケーションの盛り上げが必要だと感じたこと
Teamsチャネル構成更新
前回、前々回の係長会で、活動の大枠が決まりました。活動を進める上で、メンバーの貴重な時間をなるべく奪わないようにしたいと考えています。なので、全体会議は月1回、1時間のみ。会議では大きなことを決める場として、細かい進捗や議論はTeamsのチャットベースとしたいです。
Teams運営は昨年22年度から開始し、定着してきました。私からの一方的な発信ばかりですが。。。23年度の活動が定まってきたので、Teamsのチャネル構成を下図のように見直しました。
3大分類の「係長の成長」「部下の育成」「業務効率化」と、メンバーの悩みが多い「成果評価」のチャネルを新たに追加。それぞれのチャネルの中に、小テーマとして投稿をいれ、その投稿内で返信する形でやり取りをしたいと考えています。
係長会10回目：業務効率化ネタ決め
今回の係長会は大分類の1つである「業務効率化」について、具体的に取り組むネタと目標を決めることをゴールにしました。
事前準備
今回も、1か月前の会議設定（前回終わったらすぐ）と、1週間前の資料・事前アンケート、アジェンダの連絡を行いました。これがとても大変です。
資料・事前アンケートと当日の様子
前回（第13話）の振り返りから。活動の大分類を3つに決めました。
今回は3つの活動の中で「業務の効率化」を議題とすることにしました。理由としては、係長会の目的の一つである係長どうしの連携強化のため、係をまたいだ業務を対象に活動することが有効と考えたからです。
本音は、忙しいメンバーの協力を得るには、業務の手間を減らそう！という活動の方が前向きになってもらえると考えたからですが。。。「係長の成長」「部下の育成」は押し付けにならないようなネタの準備ができてからにします。
ネタ決め
業務の効率化ネタは、先期に聞き取りした中から係長会の活動に合いそうな4つを私が選びました。事前アンケートで他に取り上げたいネタがあるか？を確認したところ、異論なし＆追加要望なし。会議の前に以下の4つのネタに決定できました。
- ①社内技術情報探索の効率化
- ②社内試験のデータベース化
- ③試作品検査の自動化/効率化
- ④会議運営の効率化
リーダー、担当決め
ネタが決まったので、誰がリーダーをやるか、主に活動するのは誰かを決めます。
②③は業務目標として取り組んでいる係長にリーダーをやってもらいます。会議前に了解をもらっていたので報告のみ。
①④は会議中に立候補者を募りました。①はサーバ管理をしている係長にボソッとお願いして、承諾を得ました。④は私が担当することにしました。全従業員の意識改革が必要であり、強いリーダーシップが必要だから！と言い聞かせて。本音は誰かにやってほしかったです。。。
目標、至近にやること
会議は1時間しかないので、①④の2つについてのみ議論することにしました（見積もりが甘かった）。①④は係をまたぐ取り組みということと、②③は個別に決められると考えてです。
議論していく中で、問題の共通認識を得られ、ざっくりとした目標・至近のアクションを決めることができました。具体的な目標値設定まではできなかったので、それは次回以降にします。
サーバの運用方法は会社・組織ごとにそれぞれだと思うので、参考になるのかわかりませんが、私の組織はズタボロだと思います。中途入社の人が驚くほど適当。ルールは有るようですが、まったく守られていない。というか、みんな知らない。個人が好き勝手にやってます。。。
ほとんど同じ内容のファイルが複数保存されていたり。ファイル名が〇〇_1、〇〇_2とか、〇〇_提出版、〇〇_更新版とか、、、そりゃ、検索するのも大変ですよ。。。
係長会で取り上げることで、係・チーム毎に管理の仕方がまったく違うということが明らかになりました。とにかく、まずは現状把握。その上で、客先担当系、商品開発系のそれぞれで「ありたい姿」を描くことを至近のアクションにしました。
まず、会議って予定を組むのが大変なんですよね。会議室予約が熾烈な争いになる。偉い人の予定が合わない。。。前の会議が終わっていなくて、時間通りに始められないといった時間管理のずさんさも目立ちます。
資料準備を頑張ったのに、会議で今更それ聞く？という質問が来たり（身内から）とか、発表者が偉い人から責められる場になってる会議とか。。。誰も前向きに会議に臨めないです。
みんな不満を抱えているけど、改善しようという動きは今までありませんでした。どういう状態になったら良いのかすら分かっていません。なので、まずは会議って何？打合せとの違い？といった区分けと定義の認識を係長会で合わせて、「ありたい姿」を描く。そして、改善策を挙げて実験してみることにしました。
至近では、通常1時間で設定しがちが会議を30分単位で設定するルールとしてみます。9月末には暫定的なルールを決めて改善策の効果検証を行なうことにしました。
身近で効率的に働いている人？
会議で話す時間はありませんでしが、事前アンケートで「あなたの身近に効率的に働いている人？どんな行動？」を聞いていたので紹介します。
- SNSでエクセルなどの便利機能を調べて業務に使っている
- 使えるITを使っている
- やることではなく、やらないことを決める。すぐやる。自分以外でできることは任せる
- 朝（定時前）の時間を使って仕事を行い、定時に帰っている人
- 目的、コンセプトを理解して動いている人。ずれが生じた場合はすぐに上司や周りと相談して、ブレなく業務を進めている
ITツールを使いこなすことも大事ですが、仕事の目的を理解し、やらないことも決められる。問題が起きた時は周囲と協力して修正しながら仕事を進められることが、効率よく仕事をする上では大切と考えているようですね。私も同感です。
会議終了後の私の気持ち
業務効率化の取り組みを4つにしましたが、全部を1回の会議で話すのは時間的に無理でした。全部を話したとしても、担当でないメンバーにとっては聞いているだけになってしまいます。
個別会議を設定しようかと思いましたが、呼ばれた人の時間をさらに奪うことになり、会議運営の効率化から反している。
なので、これからはTeamsのチャットベースでの議論を増やしたいです。気軽に思ったことを発信したり、誰かの発信に「いいね！」を返したり（反応を示す）してほしい。これがなかなか浸透しない。確認したことを示すために「いいね！」してと言ってもしない。1クリックでできるのに、なぜしないのか。イラッとしますが、それが今の実情です。チャットに慣れていないせいもあるでしょう。これから少しずつ活発なやり取りが増えるような仕掛けを考えます。
チャット書き込みが増えてきたら、その中から重要な意見・要望を抽出してまとめる資料も必要になると思います。引き続き、メンバーのマインド面と、仕組み面の両方で実験しながら運営方法を改善していこうと思います。
まとめ
- 業務効率化のネタを4つに決めました。①社内技術情報探索の効率化、②社内試験のデータベース化、③試作品検査の自動化/効率化、④会議運営の効率化
- 具体的な目標値設定は次回に持ち越し
- 月1回の会議で全体を進めるためには、Teamsを使ったチャットベースでの議論を活発にする必要がある
次回予告
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
次回は、7月の活動内容についてお話しします。業務効率化の4テーマの目標値を具体化することです。
では、第15話でお会いしましょう。
以上です。
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