第5話 会議体運営って難しい!

活動記録

「みんなだんばれ!!ブログ」にお越しいただきありがとうございます。『ひさよろ』と申します。

ここでは、機械部品メーカの技術職17年生(係長)である私が職場で行なっている「技術者の幸福度=働きがいを高める活動」の記録を紹介していきます。

前話にて、「係長会を発足します」とお話ししました。

今回は、12月〜3月の間に7回行なった係長会の前半(1〜3回目)の内容をお話しします。

伝えたいこと

  • Teamsで係長会を立ち上げて運営を始めましたが、なかなか難しかった
  • うまく進めるためには、目的とゴールについて、メンバーからの納得を得ることが大切だった

係長会の運営方法

真っ先に頭に浮かんだのが、Microsoft Teamsを使ってみることです。

Office365(今はMicrosoft365)になって、社員全員がアカウントを持っていましたが、私はweb会議をする程度でした。大きな会議に聞くだけで参加したり、在宅勤務中の会議参加くらいです。周りの人もその程度でしか使っていませんでした。

ネットで調べてみると、さまざまなアプリと連携させることができて、チームで何かを行なっていくには便利そうだということは知っていました。ですが、新しいものってなんか使い始めるのにハードルがあるですよね。。。

今回、係長会を始めるにあたり、せっかくなのでTeamsを使ってみよう!良いものだと実感できたら他の係長も嬉しくなるはずと考えました。

Teamsの使い方

まずはチームの作成です。社員には作成権限がないので、上司を経由して情報システム部にお願いをしました。チームが作られると、後はチーム名の変更やチャネルの作成・メンバーの追加・削除は自由に行えます(作ってしまえばやりたい放題)。

ひとまず、↓のようなチャネル構成で係長会のチームを作りました。ものすごく単純です。ネットで「Teams チャネル構成」なんかで調べれば参考になる情報はたくさんあります。

会議の頻度、やり方

係長会の集まりは月2回のペースで行いました。

私の勤務地である工場は、敷地内に複数の建屋があり、同じ部の人でも事務所が2か所に分かれています。建屋の移動は10分弱かかってしまうので、1時間程度の会議のための移動は面倒です。

なので、最初の第3回までは2か所の会議室にてTeams接続で話をしていました。私は参加する会議室を交互に変えて公平性を保てれば良いかなと思いました。

しかしながら、始めたばかりの会議体で、参加者からの発言も少なく、会議室のマイクだと違う部屋の人の声が聞こえづらいなど、上手く行っているとは言えない状態でした。

結果、第4回以降は1つの会議室に全員集まるようにしました。こっちの方が全員の顔を見ながら意見を求めたりできるので議事進行する立場としてはやりやすいですね。

将来的には、Teamsを使って自席からでも参加できて、みんなから発言がたくさん出てくるような状態を目指したいと思っていましたが、先の話になりそうです。

幹部職への報告

係長会はTeamsで登録したメンバー内に限った情報共有になっているので、上司(幹部職)への報告が必要です。

毎月の月報という形で、A4サイズで1〜2枚程度の報告書を提出することにしました。内容は、

  • その月に実施したこと(係長会で議論したこと&決めたこと、その他私単独で行なったこと)
  • 翌月にやること
  • 幹部職へのお願い(こうしたい!という提案や議論させてほしい!)
  • 私の所見(上手く行ったこと、反省点含めた個人的な感想)

私の直の上司(課長)に簡単な報告の場を作って、報告書の承認をもらった上での提出としてます。

幹部職と具体的に議論する必要が出てくれば会議を行うつもりです。

1回目-1:係長会の主旨と運営方法の説明

はい、ここから係長会での内容に移ります。まずは係長会の主旨を説明しなければなりません。11月の部内会議で簡単な説明と、やります!と宣言しただけだけでしたので。

Teamsの「一般」チャネルに投稿した、係長会の背景・目的をそのまま載せます。

この程度を簡単に見せながら説明し、参加者は「、、、はい」くらいな感じでした。特に意見もないし賛同してくれたのかな?

運営方法の説明は既に↑に書いた内容です。全員が私と同様に、まともにTeamsを使ったことがない状態だったので、まぁとりあえずやってみましょ、というくらいな感じでした。

1回目-2:係の業務目標と進捗管理方法

主旨説明は簡単に済ませ、「係の目標と進捗管理方法」について、各係長に紹介してもらいました。他の係でどんなふうに日々業務を行なっているのか知らないなと思ったからです。

各係の紹介を聞いて分かったこと

  • 週1回 or 隔週で係内フォロー会を行っている
  • エクセルで進捗管理表を作って業務目標の進捗を記録している
  • 進捗管理表は独自であるが、みんな似たような様式となっている
  • フォロー会の前に係員が進捗を自分で書くルールにしているが、あまり書いてくれない
  • フォロー会は係長がポイントを聞いて、簡単に記入している

どの係も同じようなことをして、同じ悩みを抱えているようです。係員に自分で進捗管理表に記入できるように日々取り組んで、フォロー会で要点を説明してほしいと思っている。

でも、実際はやってくれない。。。みんな忙しいからなんでしょうか。

私の係員も同じで、とにかく簡単でも良いから事前に書いてもらうことを徹底しています。

面倒臭いと思われているのかな。。。

とにかく、係員には主体性を持ってもらいたいと係長みんなが思っているようです。

2回目:組織目標について考える

前回で係目標と進捗管理について係長同士で紹介し合いましたが、係員の業務目標ってどうやって決めてる?という疑問が湧きました。具体的に説明できる人もいれば、期中で追加業務が発生して優先順位が都度変わるため、曖昧に目標設定していたりと様々でした。

と話していると、上位の組織(部)目標ってどんなんだっけ?と全員がなりました。良くないですね。ということで、2回目は組織目標を改めて眺めて意見を出し合うことにしました。

ボカシまくっていて見づらいですが、↓表の内容の数が全部で39個。部全体に関すること、特定の課に関することで分かれています。

それぞれの目標に対して係長に事前に意見を書いてもらい、会議でそれを見ながらワイワイと話しました。

様々な意見(愚痴)が出ましたが、中でも多く、各係での共通性が高い内容は以下の3点でした。

  • 経営数値目標の意義がよく分からない
  • 育成についてボンヤリ書かれているけど、係長の育成ってどうやるの?
  • 業務の効率化(IT化、会議縮小、工数削減、自動化など)ってどうやるの?

経営数値目標の売上高〇〇億円!営業利益率〇〇%以上!って、掲げられてもピンとこないんですよね。達成したからって、我々のボーナス計算は満額で変わらなくね?とか、達成しなかったらどうなの?とか。そこに向かって行こうという意識は持たずに仕事してます。

係長の育成については、確かにイメージが湧かないです。管理職の役割を学ぶ通信教育(必修)とか、外部講師の研修を受けたりしますが、「受けてこい、でも受けた後のフォローは特に無し」で、組織的に係長のレベルを上げようとする仕組みはないと思います。人事の成果評価に関する規定は係長級のことまでしか書いてないし、課長(会社側の立場)になった場合の報酬面は謎だし、大変(役員からボロクソに言われたり)になるのが分かっているので、目指そうという気にならない。

業務の効率化は、新規事業を開拓しようという流れから要求が強まっています。既存事業の売上げを最大限確保しつつ人員を移そうという計画です。でも、効率化したって人が減ったら楽にならないし、給与も上がるわけではない、やる気でません!となります。それはもっともだと思います。

3回目:で、この会の目的は?3月末でどうなっていたいの?

ここまでで、各係長が改善してほしいと思っていることと、私が係長会で議論していきたいなと考えていることが合致してきているように、私は思って満足し始めました。が、、、

「で、この会って何を目的にしてるんだっけ?3月末にはどうなってたいの?よくわかんないんだけど」

と言われてしまいました。グサっとくる質問でした。

自分の思い通りに進めている気に勝手になってましたが、他のメンバーはそうではなかったようです。やろうとしている事が大事そうなのは理解できるけど、納得できていないということでした。

質問された瞬間は私も少し熱くなりそう(なんでわからんの?という気持ち)になりましたが、自分勝手でした。反省します。

ということで、3回目はこの係長会の目指す姿と計画について、メンバーの意見をしっかりと聞いて納得感を持たせられるような場にすることにしました。

私の係長会への想い(↓左半分)を書いて、それぞれの文章に意見を書いてもらいました(↓右半分)。要望や、言葉に違和感を感じたりでもなんでも構わず。

これを見ながら、ざっくばらんに思うことを言い合いました。取り入れた方が良い意見もあり、有意義になりました。今まで以上に発言が活発になりました。

まだまだモヤっとする部分は残っているようですが、大筋は納得したから係長会を続けましょう、と全員からの合意を得られました。

みんなの意見を尊重しているという姿勢を見せるのはとても大事だとわかりました。

まとめ

  • Teamsで係長会を立ち上げて運営を始めましたが、なかなか難しかった
  • うまく進めるためには、目的とゴールについて、メンバーからの納得を得ることが大切でした

決めるところはリーダーがズバッと決めるというのも必要ですが、メンバーの意見を尊重して、みんなが満足できる(幸せになれる)ように努力していこうと思います。

次回予告

次回は、係長会の4回目の内容についてお話しします。

では、第6話でお会いしましょう。

以上です。

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