第11話 新年度 最初の係長会

活動記録

「みんなだんばれ!!ブログ」にお越しいただきありがとうございます。『ひさよろ』と申します。

機械部品メーカの技術職17年生(係長)である私は、自身の職場で「技術者の幸福度=働きがいを高める活動」を行なっています。

ここでは、活動の一つである「係長会」(係長たちが連携、成長し、係メンバーも引き上げることを目指す)を紹介をいたします。

活動の二本の柱である「係長会」の新年度最初の会合に向け、どのような準備をしたか。当日の様子、終わってみてどうだったのかをお話しいたします。

伝えたいこと

  • みんな悩みながら工夫しながら係長をやっていること
  • 新加入メンバーの活動の理解を得るには丁寧な説明が必要だったこと
  • 短時間の会議で発言を集め議論を活発にするために、事前アンケートや緊張をほぐす質問が有効だったこと

係長会8回目:事前準備

新組織の係長会はメンバーが14人となり、その内8人が新加入です。いきなり今までやってきたことの続きでやりましょう!と言っても付いてはきてくれないでしょう。まずは、活動目的を改めて説明し、納得してもらう必要があると考えました。

また、会議時間は1時間としたい(ダラダラ長くしたくない)ので、効率良く14人の意見を集めて議論する方法も必要と考えました。

なので、会議の1週間前に、活動の目的と議題、得たいゴールをまとめた資料を作成しメンバーへ展開。併せて、議題に対する意見を事前に得るために、Microsoft Formsによるアンケートを作成して記入のお願いをしました。

目的説明

係長会の目的は下図の通りです。係長がレベルアップすることで、そこから各係員を引き上げることを目指します。(詳しくは第9話にて)

事前アンケート

事前アンケートは全部で6問。選択式とコメント記入の形です。前期までの係長会で取組みとして考えた【業務目標】【育成目標/計画】【業務効率】に関する内容としました↓。

今回の係長会は、このアンケートに沿って進めていきます。事前送付した資料はアンケート結果の部分を空白にした状態にして、各係長へ連絡(Teamsの会議関連チャネルに投稿)しました。

ちなみに、事前アンケートの回答数は12人でした。2人からの回答が得られていませんが、それくらいなら当日に聞いても時間はかからないでしょう。

係長会8回目:当日の様子

係長会の時間になりました。時間どおりに入室したのは5名。残りの人は10分くらいの間にパラパラと入ってきました。直前まで別会議があると時間通りに来るのは難しいのでしょうがない。全員が揃うまで目的説明は始めづらいし、みんな身構えているし。。。

という状況は想像できたので、導入として「あなたはどの係長タイプ?」という質問を準備しておきました。

導入:あなたはどの係長タイプ?

左下のチャートを見せて「どの係長タイプか、アルファベットA〜Fで教えてください」と3分くらい考えてもらいました。係長をやりたいか?管理職に昇進したいか?係長の公認候補はいるか?(アルファベット右横の文言はみんなの回答が出揃ってから見せました)

係長会メンバーの回答は右下の表の通りです。

半数以上が係長をやりたくないと考えていて、昇進をしたいと明確に答えた人は1人だけでした。また、ほとんどの人が係長の後任がいないと感じています。

後から考えたら、ちょっと質問が直球すぎたかもしれません。「やりたいか」「やりたくないか」と聞かれると「やりたくない」と答えがちになってしまうと思います。とはいえ、係長をやりたい、管理職になりたいという気持ちは薄いようです。

管理職になりたくない人の理由は、報酬などの雇用契約がどうなのか分からないというのもありますが、今の管理職を見ていてもやりがいを感じて働いているように見えず、上から怒られて、評価もされずに辛いだけという印象を持っているからです。私も同感でDでした。

係長をやりたくないという人は、どのように振る舞ったら良いのか分からない、部下を持って面倒くさくなった。実務だけをやっていた方がよかった、という気持ちのようです。私もわかります。

いやぁ、結果を見ると伸び代しかありませんね!係長会をやる価値があるってもんです。少しでも係長が仕事にやりがいを感じられるように。上に進むも退くも、後任を育てていけるように、係長会をうまく使っていきましょう!という説明をして、みんなから活動目的に納得してもらえました。

次に、本題の事前アンケート結果と、みんなが共感した意見をまとめます。

アンケート結果:業務目標

  • 各係長で工夫しながら係員と面談をしている。全係長が悩んでいる!正解はない!
  • 上位の方針・目標を噛み砕いて係員の目標へ落とし込み、明確にしてあげることが大事
  • 係員の意見を尊重したり、期待やキャリアアップのイメージを伝えることが大事
  • そもそも、成果評価のルールがわからない

アンケート結果:育成目標

  • 係員とは話しているが、育成目標/計画は作っていない人が多い
  • 担当替えなどが多く、育成計画を立てづらい
  • ベテランの育成はどうする?というか、ベテランのモチベーション維持が悩み
  • 若手のスキルUPはベテランをうまく使うことが有効そう
  • スキルマップって項目が多すぎて評価するのが毎回大変。よく分からない項目もある

アンケート結果:業務効率化

  • スキル不足なのにやらなければいけない業務があって非効率
  • 必要以上に時間をかけている人は非効率
  • 無駄な会議/ルール/手順が多くて非効率

決めたこと

今回の係長会で、新メンバーからも係長会の目的は納得してもらえました。しかし、意見交換を行う中で、活動のイメージは共有できましたが、具体的にはこれから考えていかなければなりません。

今の段階では、まだ他のメンバーに考えてください!とお願いできる状況ではないので、私の方で以下を行い、次回の係長会で議論しましょう、と決めました。

  • 今回の係長会の結果をもとに、もう少し活動内容を具体化させ、私から素案を提示する
  • 素案をもとに次回の係長会で活動の大枠を決める
  • 成果評価方法や、係長経験者のノウハウ(成功例/失敗例)、研修で学んだことをTeams内に蓄積するチャネルを作成する

終わってみて

初めてのメンバーが多かったこともあり、みんな様子見でした。まだ前向きな感じもありません。「何やればよいか分からないし、あいつ(筆者)が考えたことに協力すればいっか」という受け身な印象です。

これは予想していた通りなので、焦らず少しずつ他のメンバーからも「これをやりたい」とか、「私がこれをやる」とかの前向きな発言が出てくるようにしていきたい。

今回初めて事前アンケートをしたり、導入の「あなたはどの係長タイプ?」のように問いかけを多くしたことで、意見を引き出せることができました。そのことは私にとって大きな収穫でした。

まとめ

  • 組織変更による新メンバーにも係長会の目的を納得してもらえた
  • 短時間でみんなの意見を議論するために、事前アンケートを行うことが有効だった
  • 問いかけ(あなたはどの係長タイプ?など)を多くすることで、みんなからの意見を引き出せた
  • とはいえ、まだ私主導になっているので、次回はもっと他メンバーからの前向きな参加を促したい

次回予告

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

次回は、新組織になって新たに加わった人たちへの「部員アンケート」を行いましたので、その結果をご紹介します。

では、第12話でお会いしましょう。

以上です。

コメント