第10話 新年度なので再編です

活動記録

「みんなだんばれ!!ブログ」にお越しいただきありがとうございます。『ひさよろ』と申します。

機械部品メーカの技術職17年生(係長)である私は、自身の職場で「技術者の幸福度=働きがいを高める活動」を行なっています。

ここでは、活動の一つである「係長会」(係長たちが連携、成長し、係メンバーも引き上げることを目指す)を紹介をいたします。

前話までで活動準備期間の内容が終わりました。年度が変わり4月から本格活動となります。二本の柱「係長会」「働きがい向上活動」を行うと宣言しましたがどうなることやら。

伝えたいこと

  • 新年度の組織変更に伴い係長会運営の負担が増えた
  • そのため、自分の係の業務は係メンバー主体で行ってもらうような運営に変えた

組織変更

新年度となり技術部門の組織が変わりました。係単位の変化はありませんでしたが、それぞれの係の所属が変わっています。以下のような感じです。

  • 違う統括に所属していた商品開発の3係、部品工程開発の1係が技術部に編入した
  • 技術営業の係が技術部からマーケティング部に編入した
  • 私のCAE係もマーケティング部に編入した(所属する課に引っ張られ)

係長会が対象としている技術職の係が10→14に増え、メンバーも増えてしまいました。また、係長の変更もあり新任係長が5人。この新組織を知ったのは3月の中旬でした。正直困りました。。。

準備してきた「係長会」を4月から本格的にし、「働きがい向上活動」も新たにやっていこう!と決意していたところでメンバーが増え、また説明から始めないといけない。運営自体の手間もかかるだろうなと想像します。

しかしここは「ピンチはチャンス」ととらえましょう。新任係長には特に、係長会に参加することで悩みや困りごとを解消し、係長業務を自信を持ってこなせるようになってもらえると嬉しいです。

問題は私の係業務です。CAE係は設計者を支援する役割なので、支援する係が増えることになりました。CAE係長としてはそれぞれの係との調整役になって、係メンバーの業務が円滑に進むようにしなくてはなりません。

「係長会」と「働きがい向上活動」に注力したいところですが、それどころではないように思えます。

自係の運営方法変更

どうしよう

組織変更によって私が活動に注力しづらくなりました。この点についてまずは、部下に私の役割の一部を渡せないかと考えました。係長の役職として私がやるべきこと、責任を取るべきことはもちろんやりますが、他の係への働きかけは特に任せたい。それが部下の成長のためにもなるはずです。

とはいえ、どうやって説明して、みんなの納得を得られるだろうか。

「みんな、今までよりも主体的に他部署へ働きかけていってほしい。私はもっとやりたいことがあるのだ!」と言っても納得してもらえるとは思えません。理解してもらえる関係性は作れている信じていますが、「今までよりも」という部分は嫌がるでしょう。給料が増えるわけではないので。

まずは私がやっていることを書き出して、どうしたら私の工数が空くか考えてみました。今の工数を100として、70くらいには減らしたいです。

思い返すと、係メンバーのテーマ進捗管理とか関連部署とのやりとりは、私がお節介し過ぎていたと感じます。私のCAE係の役割は設計部署の支援です。設計者とコミュニケーションをとり、その中から課題を理解、解決方法を見出し、それに向かってやるべきことを自分で考えて実行してほしい。

私が前に出てしまうと、係メンバーが考え、成長する機会を奪ってしまうことになります。なので、係メンバーに任せられることは全て任せてしまおうと考えました。

特派員活動を考えた

係メンバーに設計部署とのやりとりを全て任せる体制にするうえで、CAE係がマーケティング部に所属となったことを逆手に取りました。

我々が支援しする対象のほとんどが技術部に所属しているため、組織的には壁ができました。同じ事務所内の近くの席にみんないるだろ、と思うのですが、なぜか情報が入ってこなくなるんですよね。設計者は困った時はCAEに泣きついてくるのに、それ以外の時は音沙汰なし。なので、急に言われても・・・ってことが多々あります。今年度の組織ではそれがさらに顕著になるでしょう。

そのため、CAE係から外の設計部署に積極的に入り込んで情報を取り、一緒になって課題に取り組む!=特派員活動を係メンバーに行ってもらうことにしました。ベレー帽を被り、ゆっくりとした口調でしゃべってはもらいません。

進捗フォロー会を「報告会」に

先期までは、係の進捗フォロー会を隔週で実施していました。私が作成した係メンバー全員のテーマ一覧表に、各自で進捗を事前記入してもらい、フォロー会で簡単に説明してもらう形です。といっても、私は普段お節介をしているので、ほとんど内容を把握しており、この場で改めて聞く必要はありません。どちらかというと他のメンバーが何をやっているのか、情報共有する場にしたいと考えていました。

ですが、進捗の事前記入を前向きにやってくれません。一言でいいから書いてもらい、私の質問で一人ひとりから詳細を引き出す形になっていました。そんな感じなので、他の人たちはボーッと聞いているだけになってしまいます。やってる意味がない会だったなと反省をしていました。

なので、今期は派遣先での活動報告を自ら準備して臨んでもらう報告会とします。自分自身でやることを探し、計画し、進捗管理をしてもらいたいのです。そこで、以下のようなルールを決めました。

  • 私含め6人を3人ずつの2チームに分ける(私は係運営関係の報告)
  • それぞれのチームが隔週輪番で報告をする(報告会は毎週1回実施)
  • ひとり15分は必ずつかう。質疑応答含めて30分まで(報告会は1時間半の設定)
  • 15分に足りていなかったら、最近楽しかったことでもなんでもいいから話す
  • 最初に全体の進捗度がわかるものを見せ、これから話す内容とこの場でのゴールを宣言してもらう(情報共有のみ、〇〇を覚えてもらう、意見をもらう等)

自身の特派員活動の進捗管理と、係内での情報共有をこのようにやらせてみます。

1on1コーチングでサポート

上記の通り始めてみますが、いきなりうまくいくとは思っていません。かなり丸投げな感じになっています。なので、相談に乗る時間は増やさなければと考えました。

そこで、隔週で1on1を実施することにします。しかし、ただ相談に乗るだけでは係メンバーの主体性を引き出せません。この1on1はコーチングの形をとり、メンバーが自分で目標に対して進むことをサポートしていきたい。そのために私自身がコーチングスキルを習得しないといけません。

これは、「技術者の幸福度(well-being)を向上させることで、社会をより良くする!」という私の目的の手段として、コーチングに期待しているところからもきています。そして、実際にプロコーチによるコーチングを受けたり、本を買って勉強をしているところなのです。私のコーチングスキル習得の記録は、別のカテゴリーで紹介していきます。

この3つの運営方法を係メンバーに伝えた

私の描いた餅を食べてくれるか、唾を吐かれるか。。。とても不安でしたが、とにかく理解・納得してもらわなければ始まりません。そこで、係メンバーを会議室に集め説明会を行いました。説明会といっても、ちょっと今期の説明するから集まって、というくらいのノリです。

そこで私の想いを全て話しました。

私の夢のこと。その夢のために社内で注力したいことがあること。それをこの1年間でやりきって退職するつもりであること。そのため、係メンバーにもこの1年間で成長してもらいたいこと。この先の係の姿を一緒に考えてほしいこと。

みんな完全に面食らって黙ってしまいました。でも、想いは伝わったと感じます。話している時は心臓バクバクでしたが、伝え終わるとものすごく晴れやかな気分になりました。それと同時に宣言したからにはやり遂げないといけないと、決意が固まりました。

問題があるとしたら、「じゃあ、次の係長やりたい人!?」と聞いたら、全員が「やりたくない」とにこやかに答えたことです。後任どうしよう、、、。そういえば、他の係長は後任候補いるのかな?

まとめ

  • 新年度の組織変更で係長会運営の負担が増えたが、本業の工数を減らすために、自分の係運営方法を変え、係メンバーの主体性を引き出すようにした
  • 「特派員活動」で設計部署に入り込ませ、「係内報告会」で進捗管理を意識させ、「1on1コーチング」で私がサポートする
  • この新たな運営方法にかける私の想いを伝え、係メンバーからの理解・納得してもらえた

次回予告

次回は、新年度最初の係長会についてお話しします。新規メンバーへはどうやって説明しようかな。

では、第11話でお会いしましょう。

以上です。

コメント