第7話 理想の組織とは

活動記録

「みんなだんばれ!!ブログ」にお越しいただきありがとうございます。『ひさよろ』と申します。

ここでは、機械部品メーカの技術職17年生(係長)である私が職場で行なっている「技術者の幸福度=働きがいを高める活動」の記録を紹介していきます。

前話にて、12月〜3月の間に7回行なった係長会の4回目の内容をお話ししました。

今回は、係長会の5〜7回目の内容になります。

伝えたいこと

  • 係長会を進めるにあたり、各係の役割、理想の組織を念頭に置く事が大事
  • 理想へ向かうには、壁となる大量の手間のかかる業務の効率化が必要
  • 改めて自己紹介をしあうと意外と盛り上がる

5〜6回目:各係の役割を確認

前回、係長会での取組みの案出し行いました。それらを具体化していきたいところですが、取組み毎に関係する係とそうでない係があります。多くの係に役立つ取組は?、逆に係を絞ってでも効果が大きい重要な取組みは?と、限られた時間の中で取組むために優先順位を考えないといけません。となったとき、そもそも各係の役割ってなに?その役割は他の係や部外とどう関連しているの?どれくらい大変なの?という疑問が出てきました。

そこで、5回目では各係の役割を一覧表にして、どの部署と関連しているのか、どのくらいの工数割合となっているのかを紹介し合いました。

こうして改めて自分たちの係の役割を棚卸しすると、これは色んな部署が関わってて手間のかかる作業が多いなとか、こんな風になったらみんなが楽になるな等、たくさんの意見が出てきました。改善していった先の理想の組織ってなんだろう?という話になったので、出てきた意見をもとに「理想の組織を描く」と「みんなが嬉しい業務効率化策を考える」についてを次回以降の議題とすることにしました。

どうでもいいですけど、こういう枠線で囲まれた表の中に⚫︎が配置されているものを見ると、昔のロックマンのパスワードを思い出してしまうんですよね。どうでもいいですけど。

6回目:理想の組織を描く

私たち係長の立場で考えたとき、理想の組織(部)ってなんだろう。それを頭に入れて活動すると良い方向に行くのではないかと考え、6回目の議題としました。しかし、開口一番、言われてしまいました。

「年度末の今に理想の組織を考えて意味あるの?どうせ4月からまた組織変わるんでしょ?」

組織は毎年のように変更されています。部署名が変わったり人が入れ替わったり、従業員から見ると呆れてしまいます。名刺屋さんは大助かりでしょうけど。役員と部長ぐらいの人が話して決めて、課長も決まった後に知った、なんて感じのようです。。。

確かに、理想の組織を今(3月上旬)部長に提案したとしても、考えに入れてもらえることはないでしょう。4月から組織が変わったら、前回まとめた係の役割も変わってしうのでは?今話して意味あるの?と思いますね。

みんな無言になり、「はい、今日の会議終わり」という雰囲気になったので、私は焦ってとっさに言いました。「係が持っている役割を係固有のものではなく、組織(部)の中の要素として解釈してはどうか。組織変更で係名やその係の中身が変わっても、役割が移動するだけで、部としてやることは変わらないよね」

ちょっと言っていることが意味わからない感じになっていますが、納得を得る事ができました。組織変更で部の中身が変わっても、部全体として見たときの役割は変わらないよね。なので今、理想の組織を考えても無駄にならないよね(それに向かって行って間違いはないはず)。という理解になりました。

理解を得られたところで、現在の組織がどうであるかを絵にして、それぞれの係が思う問題点を出し合いながら、理想の組織を描いてみたのが以下です。

現在の組織こんな感じ、、、

  • 技術営業顧客対応を行う。社内との間に挟まれて大変。役割も多岐に渡り業務量が多い。あらゆることを知っているべき存在とされている
  • 商品開発評価技術は上流からの情報待ちになりがちで受動的
  • CAE技術管理の中で開発を全体的にサポートしているがこれも受動的。解析ツール化して他の係へ渡しているが、あまり活用されていない
  • 情報が不足・曖昧になりがちなことに不満が出るが、技術営業(忙しい)としては、他の係がもっと能動的に動いて欲しいと思っている

理想の組織はこんな感じ、、、

  • 技術営業が顧客に最も近くに位置することは変わらないが、他の係も能動的に顧客情報を掴みにいく
  • 商品開発評価技術CAEの担当者も顧客との専門的な議論に参加する
  • CAEは単独で存在し、他の係の開発サポートや解析技術そのものの開発を行うが、他の係の中でCAEが活用されるよう根付かせる

技術営業の係は、多くの役割を抱え、顧客と社内の両方からから言いたい放題言われ、納期に追われ、すごく大変だということをみんなが分かっています。受動的にならずに情報を掴みに行ったり、各専門係が前に出て顧客と話したり、能動的にみんなが一丸となろう!と全係長で意見が一致しました。

しかしながら、理想はそう思っていても、それぞれが目の前の業務に追われ、自分たちのことしか考えられていない。理想へ向かって進むことを、目の前の大量の業務が邪魔をしています。それらの業務の効率化ネタ出しを次回の議題としました。

7回目:業務効率化ネタについて

各係の役割や組織の理想を描きましたが、そこに向かうためのやる気を下げている、手間のかかる業務の効率化が必要です。他の係とまたがる業務が多いので、係長会の場で改善を推進していきます。

第7回では、第6話でお話しした内容を掘り下げました。すると「情報をいかに整理して共有するか」が大きな課題と分かりました。雑多になっている過去の情報を探す時間が、ものすごくやる気を削いでいるようです。徳川埋蔵金発掘みたいな夢のある作業なら良いのですが。。。

細かい内容を書こうとすると社内情報をボヤかすのが大変なので、やめます。今後の活動で改善効果がか確認できたら紹介していきたいと思います(上手くいかなかったも含め)。

合同職懇やってみた

係長会とは少し離れますが、これも第6話で提案した、課ごとに月1回行っている職場懇談会(お菓子が出る)を違う課の係と合同でやってみました。他の係の人をもっと知ることで、仲良くなれたら仕事が楽しく、やりやすくなるのではと期待しています。

まずはお試しで、私の係ともう1つの係(近くにいるけどあまり仕事での接点がない)とで、自己紹介をしよう!ということをやってみました。↓のような自己紹介シートを各自作成して、発表し合うというものです。

やる前は、前向きに参加してくれるかとても不安でしたが、みんな楽しそうに発表してくれて、予想以上に盛り上がりました。近くにいるあの人の新たな発見がたくさんありました。というより、知らない事が多かった。実施後に感想を聞いても全員が「やってよかった」言ってくれました。なので、他の係にも広げていきたいと思います。ゆくゆくは、部員の出身地マップを作るとか、誰々の誕生日です通知を一斉に送るとか。そんなアイデアが浮かんできたところです。

どこかで「良いチームは他己紹介がうまい」と言っているのを聞きました。私の係では毎日の昼礼で1分間スピーチや、Teamsでの交換日記など、仕事以外でのコミュニケーションを増やし、お互いを知る試みをしています。

まとめ

  • 係長会を進めるにあたり、各係の役割、理想の組織を念頭に置く事が大事
  • 理想へ向かうには、壁となる大量の手間のかかる業務の効率化が必要
  • 改めて自己紹介をしあうと意外と盛り上がる

次回予告

係長会とは別で、部員全体(係長級以下の従業員向け)アンケートを独自で作成して実施しました。次回はどんなアンケートを作ったのかと、結果についてお話ししたいと思います。

では、第8話でお会いしましょう。

以上です。

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