第6話 熱き想い冷めぬように

活動記録

「みんなだんばれ!!ブログ」にお越しいただきありがとうございます。『ひさよろ』と申します。

ここでは、機械部品メーカの技術職17年生(係長)である私が職場で行なっている「技術者の幸福度=働きがいを高める活動」の記録を紹介していきます。

前話にて、12月〜3月の間に7回行なった係長会の前半(1〜3回目)の内容をお話ししました。

今回は、係長会の4回目の内容となります。

伝えたいこと

  • 係長は係の理想について熱い想いを持っていた、それが冷めないように係長会を使おう
  • 組織の理想像を描いたが、それを目指すには業務効率化することが最初だな
  • とはいえ、各係の役割を明確にして、他部署との関連も知る必要があるな

前回の振返り:各係で共通する事

組織(部)目標について意見交換している中で、各係に共通することは以下の3つだなという事がわかりました。係長会では「業務効率化を推進しその中で係員との関わりを通して係長も成長できる」、そんな場となれば係長は嬉しいのかなと感じました。

  • 経営数値目標の意義? →私が調べて情報発信する別活動にする
  • 係長の育成ってどうやるの? →係長会で成長を目指す
  • 業務の効率化ってどうやるの? →係長会のメイン活動になるかな

そんなイメージを持った上で再度係長と面談を実施し、第4回の係長会の準備をしました。

準備:係長との面談その2

今回の面談は、係長9名と一人ひとりではなくグループ単位にしました。客先技術担当3人と、実験担当2人をまとめて、6回の面談です。ある程度同じ役割の人は一緒に話したほうが、盛り上がるし、意見出しに無駄がないかなと思ったからです。

「自分の係がどうなるのが理想ですか?それに向かって係長会に期待することありますか?」

こんな感じのざっくりとした話題を振り、ざっくばらんに話を聞きました。

今回の面談の中で驚いたのは、係の理想について熱い想いを語ってくれる係長が多かった事です。

急にどうしたんだろう??と思いましたが、理由はちょうど先週に社外講師による「管理職向け研修」を5人も同時に受けていたからのようです(課長だけでなくその候補の係長を対象)。私ともう1人は去年受けたので、係長会メンバーの10分の7が受講済みということになります。

この研修は2日と半日で、管理職の役割や部下との関わり方について学んだり、グループディスカッションしたり、自組織の理想像を描くワークがあったりと、多くの気づきを得られるものでした。

今年受けた5人は、自組織の理想像を描くワークの宿題をちょうど持っていたため、鼻息が荒かったというわけです。

私も確かに去年やったなぁ、他部署の人と悩みや改善策を話し合ったり、普段考えなかったことを深く考える事ができて、良い機会だったなぁと思い出しましたが、もうすっかり忘れて(冷めて)しまっていました。

こういう研修は、受けた後のフォローを職場で実施し、やる気を維持してあげるべきと思います。係長会はそういう場にしなくてはと決意しました。今回やる気を出しだ係長の熱が冷めないように!

面談の結果のまとめは↓で話しますが、研修の宿題となった時組織の理想像を描くワークについて、ここで少しご紹介します。

研修は、株式会社日本能率協会コンサルティングによるものです。

理想像(ありたい姿)とそれに向かっていくための取組みを書き出します。「2軸革新シナリオ」と読んでいて、横軸を技術・事業軸、縦軸を組織・能力軸とします。↓図の左側が2軸革新シナリオです(軸の項目が違いますが)。

引用:日本能率協会コンサルティング 運動展開型のR&Dマネジメント改革活動RDBiC
https://www.jmac.co.jp/_images/service/consulting/pdf/155.pdf

研修のワークとしては、係の2軸革新シナリオを描いて、係員・課長に説明し意見をもらい感じたことを報告するまで行います。こういう理想を語るのはとても恥ずかしかったですが、意外と言ってみると清々しい気持ちになり、やる気が出たものです。

1年経って忘れてしまっていましたが、今回の係長面談で再度やる気を引き出してもらいました。言ったからには行動が伴わないといけませんね。

4回目:組織の理想像と取組み案

係長との面談結果から、各係の理想像として共通のキーワードがありました。

  • 多能工化(今の業務だけでなく他の業務にも対応できるように)
  • 係内外の連携力UP
  • 指示待ちではなく主体的な行動

個人プレーでなくチームで協力できるように、対応できる業務の幅を広げてほしい。自ら係内外に働きかけて問題解決を行なってほしい。ということでした。

理想とする組織に向けて必要なことを「横串で主体的にサポートし合える組織・メンバーづくり、そして自ら挑戦する風土づくり」と文章にしてみました。

そのためには「業務効率化」「知識教育・技術伝承」「お互いを知る」が大事だと考え、第4回の係長会では↓図のような取組み案を準備し、メンバーと議論しました。

以下に、各取組みの説明を書きます。

①技術資料の整理、検索性の向上

サーバ内のファイルがとっ散らかっていて、重要な情報を探すのに時間がかかる。最悪見つからないということです。担当が代わった時なんか特に大変で、新人に教えるのにも苦労しているようです。

②PJや開発情報共有方法の見直し

この手の情報は他部署との共有が必要です。営業やPJ管理部署が起点となって、生産技術や品証、製造部署も関係する重要なものです。しかし、それぞれの部署で似たような資料をエクセルで作っていて、更新するのに手間がかかり、どれが最新かわからなくなるしで無駄が多いと感じる。けど、ずーっと変えずにやっている。

③各係が抱える手間の改善

未だ表立っていない非効率なことも探ります。やっている人にとっては当たり前と思っていることも、外の人が見ると無駄だなって気づくことありますよね。

④規定類の理解・改訂

製造業だとISO(International Organization for Standardization=国際標準化機構)とか、その産業独自の規定があります。それらに準拠するように社内の規定もたくさん作られています。しかしながら、ほとんどの人が規定をキチンと理解しないままに仕事をしています(存在すら知らない規定もある)。これでも仕事は進むのですが、厄介なことに外部機関による監査が毎年行われます。監査では規定がよく確認され、是正処置を受けたり、最悪は操業停止!という事が起こり得ます。なので、監査前は規定通りに業務が行われているか(開発資料が適切に作成、保管されているかなど)の確認作業で慌ただしくなります。「ただでさえクソ忙しいのに、監査対応ってやってらんないよ!」と言う声を聞くのが毎年の恒例です。なので、規定類をキチンと理解して、実務者目線で今の業務に合うように改訂を都度していこうよ、みんなに周知していこうよ、という事が必要と考えました。若手の教育にも絡みますね。

⑤技術資料の定期アップデート

設計マニュアルとか、過去トラブル事例集などの技術資料ってとても大事ですが、更新されずに古いままになりがちです。同じ過ちを繰り返して上層部に怒られる。大事な設計知識や技術は漏れなく共有できていないといけません。その過程で、ベテランと若手とのコミュニケーションを増やすこのにも繋げたいです。

⑥合同職懇

職場懇談会というのを課単位で月に1回行っています。会社の費用でお菓子が出て、ざっくばらんに話をする場です。企業倫理とか安全週間で読み合わせをしたり、日々の困りごとを出して総務部へ改善をお願いしたりしています。でも、私が知る技術部では、だいたい1時間の枠を設けても話すことがあまりなく、30分もしないうちに「終わりにしよっか」となる事がほとんどです。せっかくなんだから仕事以外話でもして、楽しい時間になればいいなと思っていますが、同じメンバーで集まっても話題がないんですよね。なので、異なる2つの係で集まって合同で職懇をやったらどうかと考えました。普段話さない人や、仕事以外のことは知らない人と話す機会を持つことで仲良くなって、仕事のお願いがしやすくなったり、会社に来るのが少し楽しくなったりしないかなと期待しています。

⑦動画手順書の拡充

業務を教える上で、個人がバラバラなことをしないように手順書が必要になりますが、作るのが大変で、文書や絵だけだと理解する方も大変です。最近は、ウェアラブルのカメラがあったり、動画編集が簡単になってきているので、手順は動画で見せたらと考えました。何かを調べるときにググる(Google)よりツベる(Youtube)方が分かりやすいことってありますよね。

こんな取組み案を出したところ、メンバーからは「どれも大事だね、是非やりたい」と賛同を得られましたが、「とは言っても実際やるとなると、うーん、、、」という感じになりました。各係の中だけでは完結できない取組みですし、今ある業務にプラスして行う余裕がないと頭の中で考えたからでしょう。

なので、私がリードし、みんなの工数を最小限に推進していこうと決めました。そのためには実態把握が必要です。まずは各係の業務(役割)が何で、他部署とどう関連しているのかを見える化することから始めようと思いました。それを5回目の議題にします。

まとめ

  • 係長は熱い想いを持っていたが、それが冷めないように係長会を使おう
  • 組織の理想像を描いたが、それを目指すには業務効率化することが最初だな
  • とはいえ、各係の役割を明確にして、他部署との関連も知る必要があるな

次回予告

次回は、係長会 5〜7回目の内容をお話しします。準備期間の終わりまでです。

では、第7話でお会いしましょう。

以上です。

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